많은 원장님들께서 아이들을 잘 지도하고자 하는 마음으로 학원 개업을 했다가 생각치도 못하게 수많은 서류 업무들로 바쁜 나날을 보내게 되죠. 게다가 학원에 비치해야할 장부들, 서류들은 또 왜 이렇게 많은지..
다년간 학원을 운영하면서, 원생들 원비 관리부터 수강생 대장, 직원 명부 등을 관리하기 위해 학원관리프로그램도 구독해서 써봤는데, 나에게 필요없는 기능들이 많을 뿐만 아니라, 정작 필요한 것들은 또 없는 경우가 있더군요. 게다가 그런 프로그램들도 일일이, 매번 수동적으로 관리를 해야하더라구요. 그래서 제 입맛에 맞게 엑셀 파일 하나로 학원 운영을 해왔습니다.
우선 교육청에서 제정한 학원 항시 비치 서류들에 대해 알아보도록 하겠습니다.
학원 비치 장부 및 서류
- 학원 원칙 (준영구 보관)
- 등록증 및 등록관계철 (준영구 보관)
- 수입 및 지출 내역을 확인할 수 있는 장부 (5년 보관)
- 수강생출석부 (3년 보관)
- 수강생대장 (1년 보관)
- 직원 명부 (계속 보관)
- 교습비 등 영수증 원부 (5년 보관)
1. 학원원칙의 경우에는 학원의 관할 교육청 홈페이지에서 다운받으셔서 학원에 맞게 수정하시거나, 또는 그대로 사용하셔도 괜찮습니다.
엑셀파일에는 3번부터 6번까지의 내용이 포함되어 있고, 7. 교습비 등 영수증 원부는 카드단말기에서 나오는 카드영수증, 현금영수증을 보관하시면 됩니다.
엑셀파일에는 총 12개의 시트가 있고, 개원이래 전체 학생명부 작성, 현재학생명부, 직원명부, 2023년부터 2026년까지의 수입, 지출에 관한 대장이 연도별로 나눠져있습니다.
학원관리 프로그램
1. 학생명부시트
교육청에 있는 학생명부 대장을 바탕으로 이름, 생년월일, 주소, 연락처, 입원일, 퇴원일, 교습과목, 원비 등 필수 항목들을 입력할 수 있습니다.
2. 직원명부시트
직원명부시트 또한 교육청에서 다운받을 수 있는 양식에 있는 필수 항목들을 기재할 수 있게 하였고, 추가적으로 계좌번호 또한 입력할 수 있습니다.
3. 원비관리시트
학생들의 이름과, 원비 결제 방법, 금액 등을 적을 수 있습니다. 또한 현금영수증 발급 번호도 기록해 놓을 수 있어서 간편하게 영수증 발급도 할 수 있습니다. 하지만 장부만 가지고 있으면 안되고, 항상 영수증도 따로 보관(5년)을 해야 합니다.
4. 지출내역시트
학원 장부에는 수입 내역 뿐만 아니라 지출 내역도 기록을 해야하는데요. 그래서 월별 지출을 기록할 수 있는 시트가 있습니다. 원비관리 시트와 지출내역 시트는 2023년부터 2026년까지 연도별로 각각의 시트를 사용하시면 됩니다.
5. 연간 수입 및 지출 내역
학원을 운영하다보면 한해가 갈 수록 학원이 얼마만큼 성장하고 있는지를 알고 있는 것은 앞으로 사업을 지속하고 더 큰 목표를 가질 수 있게하는 동기부여가 됩니다. 그래서 연간 수입 지출 내역을 한눈에 볼 수 있는 시트를 만들었습니다. 이 시트에는 직접 작성을 하시는게 아니고, 앞서 수입 지출 시트를 작성하면 자동적으로 완성이 됩니다.
학원관리프로그램 다운받기
학원관리프로그램 엑셀파일 하나로, 모든 현금출납 및 직원, 학생 명부까지 간편하게 관리하시길 바랍니다.
학원 운영시 의무적으로 제출, 신고해야 하는 체크리스트가 궁금하다면?!